Neue Gebiete planen
Sie bauen einen Außendienst auf, erschließen eine neue Region oder teilen Ihren Markt zum ersten Mal sauber auf.
Ablauf der Gebietsplanung in sieben Schritten
Gebietsplanung
Gebietsplanung, die zu Ihrem Markt und Ihrem Außendienst passt
Gewachsene Vertriebsgebiete verteilen Arbeit und Chancen oft ungleich. Die p17 GmbH verbindet Geomarketing, CRM und Daten zu einer Gebietsplanung, die Sie nachrechnen können. Wir beraten, helfen bei der Softwareauswahl und schulen Ihr Team, bis es selbst plant.
Ihr Einstieg
Wo stehen Sie gerade?
Wählen Sie den Einstieg, der zu Ihrer Lage passt, und lesen Sie, wie Sie dort am besten vorgehen.
Bestehende Gebiete umplanen
Einige Gebiete sind überlastet, andere haben zu wenig Potenzial, oder ein Gebiet wird frei, weil jemand in den Ruhestand geht.
Vertriebsgebiete optimieren und ausgleichenAußendienst effizienter machen
Zu viel Zeit auf der Straße, zu wenig beim Kunden: Besuchsrhythmen, Touren und Kennzahlen gehören auf den Prüfstand.
Außendienstoptimierung im ÜberblickPassende Software finden
Sie wollen selbst planen und suchen das Programm, das zu Ihren Daten, Ihrem CRM und Ihrem Team passt.
Auswahlhilfe für Software zur Gebietsplanung
Geomarketing, CRM und Daten
Warum Geomarketing, CRM und Daten zusammengehören
Eine Gebietsplanung ist nur so gut wie die Daten dahinter und nur so nützlich wie das System, in dem sie danach weiterlebt. Deshalb denken wir Karte, Kundendaten und Marktdaten von Anfang an zusammen.
Was jeder Baustein beiträgt
- Geomarketing bringt Karte und Markt zusammen: Einwohner, Kaufkraft oder Betriebe je Postleitzahlgebiet zeigen, wo Ihre Chancen liegen.
- CRM liefert Ihre Wirklichkeit: Kunden, Umsätze, Besuche und die Frage, wer heute für wen zuständig ist.
- Daten verbinden beides. Erst wenn Adressen geokodiert, also in Koordinaten umgewandelt sind und jeder Kunde eine eindeutige Nummer hat, lassen sich Kunden, Markt und Gebiete auf einer Karte vergleichen.
Was fehlt, wenn ein Baustein fehlt
Eine Gebietskarte ohne Verbindung zum CRM veraltet schnell: Neue Anfragen landen weiter bei der früher zuständigen Person, Berichte zeigen alte Grenzen. Ein CRM ohne Karte zeigt dagegen nicht, ob ein Gebiet zu groß ist oder wo Potenzial brachliegt. Die Zuordnung von Postleitzahl zu Gebiet und Person ist ein Stammdatum. Sie gehört ins CRM, damit Anfragen, Gebietsberichte und Provisionen auf derselben Grundlage stehen.
Was Ihr Vertrieb davon hat
- Gebiete mit vergleichbarer Arbeitslast, also ähnlich viel Zeit für Besuche und Fahrten, und mit vergleichbaren Chancen. Das macht Ziele und Provisionen fairer.
- Weniger Fahrzeit, weil die Gebiete kompakt geschnitten sind.
- Anfragen, die sofort bei der zuständigen Person ankommen.
- Gebietsberichte direkt aus dem CRM statt aus Tabellen, die jemand von Hand pflegt.
Die p17 GmbH führt auch CRM-Systeme wie cobra CRM ein und bietet mit map+ eine Kartenerweiterung für cobra CRM an. Hintergrund zu Karten, Markt- und Firmendaten sowie Analysen rund um Standorte finden Sie beim Geschäftsbereich Geomarketing der p17 GmbH.
Ablauf
In sieben Schritten zu neuen Vertriebsgebieten
Jede Gebietsplanung folgt demselben Grundmuster, ob Sie fünf oder fünfzig Gebiete planen. Die Berechnung ist mit Software meist schnell erledigt, Zeit brauchen vor allem Daten und Abstimmung.
- Ziele klären: Was soll die neue Struktur leisten, und was ist tabu, etwa Wohnorte oder wichtige Großkunden?
- Daten sammeln und geokodieren: Kunden, Umsätze, Besuche und Standorte aus CRM und ERP zusammenführen und auf die Karte bringen.
- Basisgeografie wählen: Meist bilden fünfstellige Postleitzahlgebiete die Bausteine, aus denen Gebiete entstehen.
- Kriterien und Gewichtung festlegen: Potenzial, Arbeitslast, Umsatz und Fahrzeit in eine Rangfolge bringen.
- Gebiete bilden und Szenarien rechnen: Drei bis vier Varianten mit Software durchrechnen und vergleichen.
- Bewerten und feinjustieren: Die beste Variante mit dem Außendienst prüfen und Sonderfälle von Hand lösen.
- Einführen und kontrollieren: Team und Kunden informieren, Zuordnungen ins CRM übernehmen und nach einigen Monaten Bilanz ziehen.
Wie jeder Schritt im Detail aussieht und wie lange er dauert, beschreibt die Seite Vertriebsgebietsplanung in sieben Schritten.
Einsatzbereiche
Für welche Außendienste sich Gebietsplanung lohnt
Ob Verkauf, Service oder Partnernetz: Jede Organisation mit Gebieten hat eigene Regeln, die in die Planung gehören.
Vertriebsaußendienst
Gebiete nach Potenzial und Arbeitslast schneiden, damit Ziele und Provisionen vergleichbar werden.
Gebietsplanung für den VertriebsaußendienstServicetechnik
Einsatzgebiete nach Fahrzeit und Auftragsaufkommen zuschneiden, damit Wege kurz und Einsätze planbar bleiben.
Gebiete für Servicetechnik und KundendienstHandelsvertretungen
Gebietsschutz Postleitzahl für Postleitzahl festlegen und Vertragsgebiete eindeutig dokumentieren.
Gebiete und Gebietsschutz für HandelsvertretungenFranchise- und Händlernetze
Vertragsgebiete so zuschneiden, dass jeder Standort ein tragfähiges Potenzial hat und sich Partnerbetriebe nicht in die Quere kommen.
Gebietsplanung für Franchise- und HändlernetzeHandelsaußendienst
Viele Märkte, feste Besuchsrhythmen: Gebiete nach Besuchsaufwand und Fahrzeit ausgleichen.
Gebiete im Handels- und Merchandising-AußendienstPharma und Medizintechnik
Praxen, Kliniken und Apotheken nach Potenzial verteilen, oft in mehreren parallelen Vertriebslinien.
Gebietsplanung für Pharma und Medizintechnik
Zahlen
Was Studien über Gebiete und Außendienst zeigen
Vier Zahlen aus Studien und Fachliteratur zeigen, warum sich ein genauer Blick auf Gebiete und Zeitverwendung lohnt.
- 34 % ihrer Arbeitszeit verbringen Vertriebsleute im Schnitt mit dem eigentlichen Verkaufen. Der größere Teil geht in andere, vor allem administrative Aufgaben. Quelle: Salesforce „State of Sales“ 2018, zitiert im Leitfaden Vertrieb und Marketing, Kohlhammer 2019
- 120–800 € kostet ein Kundenbesuch im B2B-Außendienst im Schnitt, je nach Branche. Jede unnötige Fahrstunde macht ihn teurer. Quelle: GfK GeoMarketing, Broschüre „Praxiswissen Gebietsplanung“, 2013
- 65 % der befragten Vertriebsverantwortlichen sehen im Widerstand des eigenen Außendienstes die größte Hürde bei einer Gebietsreform. Quelle: GfK-Studie zur Gebietsplanung, 152 Befragte (2015/2016), veröffentlicht 2017
- 57 % der befragten Unternehmen schneiden ihre Gebiete vor allem nach Arbeitslast, also nach der Zeit für Besuche und Fahrten. Das Marktpotenzial war nur bei 26 % das Hauptkriterium. Quelle: GfK-Studie mit 45 Unternehmen (Daten 2010–2012), veröffentlicht 2013
Zusammenarbeit
Sie entscheiden, wie wir mitarbeiten
Manche Unternehmen wollen ein fertiges Ergebnis, andere eine Zweitmeinung oder ein Team, das danach selbst plant. Jede unserer Leistungen beginnt mit der Frage, in welcher Rolle wir antreten.
01
Umsetzen
Wir planen Ihre Gebiete als Projekt mit festem Umfang und fester Ansprechperson und liefern Karte und Zuordnungstabelle für Ihr CRM.
Gebietsplanung als Projekt beauftragen
02
Mitdenken
Wir prüfen Ihre Gebietsstruktur oder Ihre Softwareauswahl als Zweitmeinung und stellen die Fragen, die intern niemand stellt.
Software für die Gebietsplanung vergleichen
03
Verstärken
Wir verstärken Ihr Planungsteam oder Ihren Vertriebsinnendienst auf Zeit bei Datenaufbereitung und Planung, und für neu entstandene Gebiete sucht die p17 Consulting GmbH auf Wunsch die passenden Fachkräfte.
Neue Gebiete mit Fachkräften besetzen
04
Begleiten
Wir schulen Ihr Team in easymap oder RegioGraph, bis es selbst plant, und sehen Ihre Gebiete in regelmäßigen Abständen mit Ihnen durch.
Schulungen für die Gebietsplanung
Häufige Fragen
Fragen zur Gebietsplanung
Wie lange dauert eine Gebietsplanung?
Die eigentliche Berechnung dauert mit Software oft nur Stunden. Das Projekt mit Datenaufbereitung, Abstimmung und Einführung braucht deutlich länger: In einer GfK-Studie mit 45 Unternehmen (Daten 2010–2012) brauchte ein Drittel einige Wochen, 44 % ein halbes Jahr und 22 % ein ganzes Jahr. Den Ablauf mit typischen Phasendauern finden Sie unter Vertriebsgebietsplanung in sieben Schritten.
Sollen wir Software kaufen oder die Planung beauftragen?
Das hängt davon ab, wie oft Sie planen. Wer seine Gebiete jährlich prüft und laufend nachjustiert, fährt mit eigener Software und einer Schulung meist besser. Bei einer großen Reform mit Gebietsschutz, Provisionen und Widerständen im Team hilft eine neutrale Moderation von außen. Oft ist beides sinnvoll: Wir planen die erste Runde mit Ihnen, danach planen Sie selbst weiter. Welche Programme infrage kommen, zeigt die Auswahlhilfe für Software.
Welche Daten brauchen wir für den Start?
Für den Anfang reicht eine Kundenliste mit eindeutiger Kundennummer, Adresse oder Postleitzahl, Umsatz und heutiger Zuordnung, dazu die Wohnorte Ihres Außendienstes. Genauer wird die Planung mit Besuchshäufigkeit und Besuchsdauer je Kunde sowie mit Markt- und Firmendaten wie Kaufkraft oder Betrieben je Branche. Wie wir Daten aus Ihrem CRM aufbereiten, steht unter Geodaten und CRM-Daten.
Reicht dafür nicht Excel?
Für wenige Gebiete mit wenigen Kunden kann eine Tabelle genügen, etwa als Liste, welche Postleitzahl zu welchem Gebiet gehört. Fahrzeiten, Karten und der automatische Ausgleich zwischen Gebieten fehlen in Excel aber, und jede Änderung kostet Handarbeit. Wo die Grenze liegt, beschreibt die Seite Excel oder Software für die Gebietsplanung.
Schulen Sie unser Team in der Software?
Ja. Wir schulen Ihr Team in easymap und RegioGraph, von den Grundlagen bis zur Gebietsplanung, damit Sie danach selbstständig planen. Eine Schulung dauert [Dauer], Termine und Format stimmen wir mit Ihnen ab. Die Inhalte stehen unter Schulungen zur Gebietsplanung.
Wer besetzt neue Gebiete, wenn wir wachsen?
Entstehen durch die Planung neue Gebiete, sucht auf Wunsch die Schwestergesellschaft p17 Consulting GmbH die passenden Fachkräfte, über Recruiting, Personalvermittlung oder Executive Search. So passen Gebietszuschnitt und Profil der neuen Person zusammen. Wie das abläuft, steht unter Neue Gebiete besetzen.
Kontakt
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